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Envoyer un rapport au client

Chaque intervention bénéficie d’un rapport qui peut être téléchargé au format PDF. Ce rapport, qui est facilement personnalisable, peut être utilisé au sein de votre entreprise afin d’archiver les comptes-rendu d’intervention ou être communiqué à vos clients (par email ou au format papier). Il est possible d’envoyer le rapport par email à vos clients d’un simple clic, grâce à la plateforme Organilog.

Avant propos

Il convient de savoir que les rapports au format PDF peuvent être téléchargé sur votre ordinateur. Dès lors, vous êtes en mesure d’envoyer un email avec votre propre outil de messagerie et de personnaliser votre email à votre client.

En décidant d’envoyer les rapports, par email, à travers la plateforme Organilog, il convient de prévenir vos contacts que les rapports seront envoyés à travers une plateforme tierce, et doivent donc prévoir de recevoir les emails provenant de la plateforme Organilog.

Astuce : il est recommander d’ajouter l’adresse email Organilog dans votre liste de contact autorisé afin d’éviter que ceux-ci ne soient reçus par mégarde dans la boite de courrier indésirable. Par ailleurs, si l’email arrive par mégarde dans les courriers de spam, il convient de préciser à votre outil de réception d’email qu’il ne s’agit pas réellement d’un spam, mais que l’email est bel et bien légitime.

Etape 1 : Accès à la fiche d’intervention

Pour envoyer le rapport d’intervention il convient de se rendre sur la fiche d’une intervention. Cette dernière possède un onglet « Rapport » (à condition d’avoir accès à l’un des packs premiums compatible). En accédant à cet onglet, vous aurez accès au bouton d’envoi du rapport.

3 boutons d’envoi rapide peuvent être disponibles :

  • Envoyer le rapport au client : permet d’envoyer le rapport à l’adresse email qui est associée au client de l’intervention.
  • Envoyer le rapport à l’adresse : permet d’envoyer le rapport à l’adresse email qui est associée à l’adresse du client.
  • Envoyer le rapport à l’utilisateur : permet de recevoir soi-même le rapport email (utile pour tester la façon dont l’email sera reçu).

Etape 2 (optionnel) : Ajouter un email au client

Lorsqu’un client n’a pas d’adresse email, le bouton d’envoi du rapport sera désactivé. Il convient dans un premier temps d’ajouter un email à ce client. Lorsque ce sera fait, il convient de retourner sur la fiche de l’intervention pour que le bouton soit à nouveau exploitable.

Etape 3 : envoyer le rapport

Un simple clic sur le bouton adéquat permet d’envoyer le rapport par email.

A savoir : consulter l’historique des envois

L’interface enregistre chacun des envois du rapport. Par ailleurs, un code est placé dans les emails afin d’estimer si l’email a été lu par le destinataire de l’email.