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Fusionner les doublons

Il peut arriver de créer involontairement des doublons. La plateforme possède un outil de fusion des doublons afin de conserver qu’une seule version des données en doublon. L’outil permet à la fois de chercher les doublons et également de gérer la fusion de ceux-ci.

Etape 1 : accès à l’outil

Pour accéder à l’outil, cliquez sur le menu dépliant en haut à droite (icône en forme de roue dentée), puis cliquez sur « Outil de fusion des doublons ». L’interface d’accueil de l’outil permet de sélectionner les données à fusionner :

  • Utilisateurs
  • Clients
  • Adresses (cherche les doublons d’adresses pour un même client)
  • Interventions

Sélectionnez par exemple la recherche de doublons de clients.

Pour chaque type de données, vous pouvez sélectionner les critères à partir desquelles l’outil va déterminer qu’il s’agit d’un doublon. Pour la recherche de clients en doublons vous pouvez chercher les doublons sur la base des champs « nom du client », « prénom du contact », « nom du contact » et « nom de la société ».

Astuce : un paramètre permet de chercher les doublons en cherchant les mots avec des prononciations similaires. Ainsi, le système pourra trouver des doublons mêmes si l’orthographe n’est pas tout à fait identique.

Une fois terminé, cliquer sur le bouton en bas de page afin de continuer.

Etape 2 : sélection des doublons

Lors de la deuxième étape, le système aura trouvé des doublons. Vous pourrez déterminer si un doublon doit être ignorer ou non. Pour chaque groupe de doublons, vous devez déterminer la valeur à conserver.

Astuce : il convient généralement de conserver le client avec le numéro le plus faible, car cela signifie que c’est le plus ancien. Vous pouvez également cliquer sur les boutons « détails » pour en savoir plus sur les éléments.

Une fois terminé, descendez en bas de la page pour cliquer sur le bouton pour continuer.

A savoir : l’outil ne gère qu’un nombre limité de doublons dans le cas où vous en auriez une quantité trop importante.

Etape 3 : fin

La dernière étape permet de confirmer que la fusion s’est bien terminées.

A savoir : si vous fusionner des clients, les adresses associées seront toutes transférées au client restant. Ainsi, si vous devez fusionner des adresses, nous vous invitons tout d’abord de fusionner les clients, puis de reprendre l’outil pour rechercher les adresses.