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Importer des données

Organilog permet d’importer de nombreux types de données afin de gagner du temps dans la saisie des informations. Il vous est notamment possible d’importer une liste de client à partir de votre logiciel CRM existant ou de votre logiciel de facturation actuel.

Synthèse vidéo

Quelles données peuvent être importées ?

Plusieurs types de données peuvent être importées, incluant les données suivantes :

  • Clients
  • Adresses
  • Contrats
  • Interventions
  • Les lignes d’un devis
  • De multiples devis/factures
  • Produits

N’hésitez pas à nous contacter pour l’import de données spécifiques.

Préalable

Veuillez prendre connaissance des points suivants avant de commencer l’import de données :

  • Veuiller utiliser un fichier CSV (extension .csv). Il s’agit d’un format très répandu
  • L’import est irréversible. Vérifiez bien vos données avant d’envoyer.
  • Les données sont ajoutées aux existantes.
  • Pour une première prise en main il est conseillé de tester avec une petite liste de 3 à 10 lignes ! Essayez de choisir des lignes représentatives, qui possèdent des accents (afin de vérifier l’encodage du fichier). Si vous essayez d’importer plusieurs centaines de lignes, mais que l’outil à mal été utilisé, vous devrez supprimer des centaines de lignes.
  • Il faudra vérifier les données manuellement à la fin de l’import.
  • Il est possible que quelques données spécifiques devront être ajoutée manuellement, après l’import.
  • Pour des fichiers lourds (plusieurs milliers de données) ou des demandes d’import spécifiques, veuillezprendre contact avec l’équipe Organilog.

Etape 1 : accéder à l’outil d’import

Ouvrez le menu dépliant des paramètres, situé en haut à droite, puis ouvrez le menu « Outil d’import ». Cette page liste l’historique de tous les import que vous avez effectué (vide si vous y accédez pour la première fois).

Une fois dans ce menu, débutez un nouvel import en cliquant sur le bouton « Ajouter un import ».

Etape 2 : envoyer le fichier

La première étape consiste à envoyer le fichier CSV contenant les données à importer.

Indiquez par ailleurs au système, le type de données auquel ce fichier fait référence (import de clients, d’adresses, d’interventions …).

Une fois terminé, cliqué sur le bouton pour continuer vers l’étape suivante.

Etape 3 : définir la lecture du fichier

Cette étape permet à l’outil de comprendre la manière dont il est encodé. Veuillez spécifier le symbole séparateur, qui peut être une virgule, un point-virgule ou une tabulation. Définissez l’encodage et le format des dates.

Important : si la première colonne de votre fichier contient le nom des colonnes, veuillez cocher le paramètre invitant à ignorer cette première ligne, afin de ne pas l’importer.

Veuillez vérifier l’aperçu dynamique visible en bas de page, à chaque changement de paramètre.

Astuce : en utilisant le fichier d’exemple présenté plus tôt le séparateur par défaut reste le point virgule et l’encodage est celui par défaut.

Etape 4 : associer les données

Le fichier CSV peut contenir les colonnes de votre choix. Il convient à travers cette étape de définir à quel type de données vos colonnes correspondent, vis-à-vis des données gérées au sein d’Organilog.

Bon à savoir :

  • Vous n’êtes pas obligé d’importer chacune de vos colonnes.
  • Vos colonnes spécifiques peuvent être enregistrées dans le champ « Commentaire » au sein d’Organilog.
  • Vous pouvez enregistrer plusieurs de vos colonnes au sein du champ « Commentaire » d’Organilog, les données seront enregistrées l’une après l’autre.
  • Dans la partie gauche de cette interface, vous pouvez choisir

Etape 5 : Confirmer

Après avoir terminé le paramétrage, vous êtes invité à confirmer avant que l’import ne soit effectif.

Etape 6 : Fin

Une fois importé, vous pouvez allez vérifier manuellement les menus pour vous assurer que les données ont bien été importées.

Bon à savoir : si l’import n’a pas été réussi, vous avez la possibilité d’annuler l’import via le menu principal de cet outil d’import.